> Досвід автоматизації event-менеджменту за допомогою AI: як позбутися хаосу в організації заходів, зменшити кількість зустрічей та підвищити ефективність команди

- Автор: Ярослав Максимович (Founder & CEO, AI Advisory Board)
- Опубліковано: 2026-01-28
- Оновлено: 2026-10-26
- Джерело: https://aiadvisoryboard.me/uk/blog/event-manager-on-chaos-in-event-planning-i-was-losing-40-of-

#

# ПрофайлМарія Коваленко, Head of Events у великій IT-компанії. 8 років досвіду в організації корпоративних заходів. Команда: 6 event-менеджерів. Середня кількість заходів на рік: 40+ (від невеликих мітапів до конференцій на 1000+ учасників).

#

# Інтерв'ю**— Розкажіть про головний біль в управлінні event-проектами?**— Найскладніше – це контроль сотень дрібних задач одночасно. Кожна подія – це десятки чек-листів: локація, кейтеринг, техніка, спікери, роздаткові матеріали... І все це помножене на 3-4 паралельні події. Раніше ми витрачали по 2-3 години щодня на статус-мітинги, щоб просто синхронізуватися.**— Які інструменти використовували до AI Advisory Board?**— Класичний набір: Trello для чек-листів, Excel для бюджетів, Google Calendar для дедлайнів. Плюс нескінченні чати в Slack. Але коли у тебе 5 подій одночасно – все одно губишся. Особливо коли потрібно швидко зрозуміти статус якогось конкретного завдання.**— Який найбільший провал через неефективну комунікацію?**— О, це була конференція на 800 осіб. Ми забули узгодити з підрядником зміну часу монтажу сцени. Здавалося б, дрібниця – одне повідомлення в чаті. Але воно загубилося серед сотень інших. У результаті – нічний монтаж і додаткові $2000 витрат.**— Що змінилося після впровадження AI-асистента?**— По-перше, ми скоротили кількість щоденних зустрічей з 3 годин до 30 хвилин. Кожен просто наговорює вранці свій план і ввечері – статус. AI аналізує це все і видає чітку картину по проекту.По-друге, система сама відстежує критичні зміни і ризики. Якщо хтось із команди змінює важливий дедлайн – AI одразу сигналізує всім залученим.**— Який ефект це дало для бізнесу в цифрах?**— Продуктивність команди зросла на 35%. Ми почали брати більше проектів тим самим складом. Кількість форс-мажорів зменшилася на 70%. І найголовніше – я перестала працювати по ночах.

#

# Діагноз проблеми* Перевантаження комунікаційними каналами* Відсутність єдиної системи трекінгу задач* Людський фактор при передачі критичної інформації* Витрата до 40% робочого часу на координацію

#

# Рішення: AI Advisory Board

1. Щоденні 5-хвилинні голосові чек-іни замість багатогодинних мітингів

2. AI-аналіз ризиків та автоматичні алерти

3. Єдина база знань по всіх проектах

4. Персональний AI-коуч для кожного члена команди

#

# Прогноз розвиткуEvent-індустрія рухається до повної автоматизації рутинних процесів. AI-асистенти стануть стандартом для середніх та великих event-агенцій до 2025 року. Це дозволить компаніям масштабуватися без пропорційного збільшення штату.[Спробуйте AI Advisory Board безкоштовно 14 днів](

# demo) та відчуйте, як організація подій може бути структурованою та передбачуваною.

---

Цитуючи, посилайтесь на https://aiadvisoryboard.me/uk/blog/event-manager-on-chaos-in-event-planning-i-was-losing-40-of-. Більше статей: https://aiadvisoryboard.me/uk/blog